2. Verantwoording van het beleid

De ambities op Stichtingsniveau staan beschreven in het strategisch plan. VCOG heeft begin 2022 een nieuw plan vastgesteld. In juni hebben de directeuren, stafmanagers en het bestuur de doelen uit het plan en de aanbevelingen vanuit het inspectierapport binnen de portefeuillegroepen (PfO’s) belegd. Daar is naast de inhoud een begroting aan toegevoegd, wanneer het een noodzakelijke investering betrof om de ambitie te realiseren. In de tweede helft van 2022 en de eerste periode van 2023 (schooljaar 22-23) werken de verschillende PfO’s hun jaaragenda uit. Tijdens gezamenlijke werksessie houden de groepen elkaar op de hoogte van de stand van zaken en waar verbinding noodzakelijk is. Aan het eind van schooljaar 22-23 vindt de evaluatie plaats over de realisatie van het eerste jaar van de ambities uit het strategisch beleidsplan.
In de tweede helft van 2022 zijn de scholen gestart met de evaluatie van het schoolplan 2019-2023. Naast de evaluatie van het oude Schoolplan zet iedere VCOG-school enquêtes uit onder leerkrachten, leerlingen en ouders. De verschillende belanghebbenden wordt gevraagd naar hun zienswijze op het onderwijs en de kwaliteit van de school. Deze informatie vormt samen met de onderwijskundige zienswijze van de directie, het bestuur en de inspectie over de school de ingrediënten voor het nieuwe schoolplan. In mei 2023 is het nieuwe plan (2023-2027) klaar. 
Zoals vastgesteld in het kwaliteitshandboek gaat iedere school voor de start van schooljaar 2023-2024 in gesprek met het bestuur en de stafmanagers over het schoolplan en de wijze waarop het bestuursbureau de school de komende jaren kan ondersteunen om de gesteld doelen te behalen. Deze gesprekken vinden in juni 2023 plaats.

In februari 2022 brak de oorlog uit tussen Rusland en Oekraïne. Dat heeft wereldwijd een enorme impact gehad op miljoenen mensen, waaronder allereerst op de Oekraïners die direct na het uitbreken massaal op de vlucht sloegen. Vanaf de eerste vluchtelingestroom die Nederland en ook Groningen bereikte is de VCOG intensief betrokken geweest bij de inrichting van het onderwijs aan veel gevluchte kinderen. De stichting is trots op het feit dat door zeer nauwe samenwerking op school- en bestuursniveau in Groningen de eerste groepen kinderen al binnen enkele weken na aankomst naar school konden gaan. Het grote belang van samen leren en samen zijn op school voor deze gevluchte kinderen werd door iedereen gevoeld en omgezet in daden. De samenwerking tussen onderwijsorganisaties en het gemeentebestuur heeft zich op dit terrein gedurende 2022 steeds verder geïntensiveerd. Terwijl de oorspronkelijke nieuwkomers groepen in de stad, waaronder de Heerdstee al eerder waren volgelopen met vluchtelingen uit andere regio’s, waaronder Afghanistan, moest er daarnaast onderwijs worden verzorgd aan een toestroom van leerlingen die het onderwijs op deze wijze niet eerder had meegemaakt. Op de Wegwijzer werd het eerste onderwijs ingericht samen met andere scholen uit de wijk. In de loop van 2022 zijn deze en andere leerlingen ondergebracht aan de Rosensteinlaan op een locatie van de Kleine Wereld. Na de zomervakantie is op deze locatie naast de reguliere nieuwkomersgroepen een stadsbrede nieuwkomersschool gestart. De gemeente Groningen verwacht ook in 2023 een toename van het aantal vluchtelingen, waaronder ook schoolgaande kinderen. In het westen van de stad wordt een nieuwe locatie voor vluchtelingen gebouwd. De VCOG-school de AquaMarijn is samen met de Feniks gestart met de eerste plannen rond de gezamenlijke inrichting van een nieuwkomersgroep op deze locatie. De samenwerkende onderwijs besturen hebben begin 2023 een bijeenkomst georganiseerd voor de directies van alle primaire scholen in de gemeente. Tijdens deze bijeenkomst werden de scholen geïnformeerd door de gemeente en gingen de scholen met elkaar in gesprek over het schakelen van de nieuwkomersgroepen naar de reguliere scholen in schooljaar 2023-2024. De gezamenlijke besturen hebben een coördinator nieuwkomers aangesteld om het proces van de instroom, doorstroom en uitstroom in het onderwijs van nieuwkomersgroepen te coördineren en te sturen. De VCOG blijft ook in 2023 op alle niveaus nauw betrokken bij dit onderwerp.

De VCOG heeft zich in 2022 nadrukkelijker beziggehouden met burgerschapsvorming. Dit vakgebied is niet nieuw, maar is sinds augustus 2021 verankerd in wetgeving, waardoor het vak minder vrijblijvend is geworden en de inspectie toeziet op de kwalitatieve uitvoering. De afdeling onderwijs & kwaliteit ondersteunt scholen in het opstellen van gedegen plan van aanpak, waar de vier pijlers van burgerschap in doelen en aanbod moet worden beschreven. Er is een gezamenlijke visie op burgerschap vanuit de stichting, waar scholen een eigen school specifiek deel aan toe kunnen voegen, goed afgestemd op de populatie van de school.

In november 2021 heeft de inspectie de VCOG bezocht voor een bestuurlijk toezicht. Na een startgesprek met het bestuur en de manager onderwijs & kwaliteit hebben de inspecteurs verschillende scholen bezocht voor verificatieonderzoek. Ook hebben er gesprekken plaatsgevonden met de Raad van Toezicht, de GMR en de wethouder onderwijs van de gemeente Groningen. Wat betreft het gemeentebestuur spitste het gesprek zich toe op de toenemende segregatie in Groningen, wat dat betekent voor de kansengelijkheid binnen het onderwijs en hoe daarin wordt samengewerkt met onderwijsorganisaties.

Zowel vanuit de VCOG, als vanuit het gemeentebestuur werd de samenwerkingscultuur in Groningen positief geduid. Er wordt wijkgericht veel energie gestoken in de realisering van kansengelijkheid.
Het inspectierapport rond het bestuurlijk inspectiebezoek is in februari 2022 gepubliceerd. De VCOG is op de drie bestuurlijke standaarden ‘Visie, ambities en doelen’, ‘Uitvoering en kwaliteitscultuur’ en ‘Evaluatie, verantwoording en dialoog’ voldoende beoordeeld

In 2022 heeft de VCOG een regievoerder Passend Onderwijs benoemd die op stichtingsniveau de scholen helpt bij de realisatie van passend onderwijs. De regievoerder helpt scholen met name op casusniveau en overlegt met de manager van de afdeling over de budgetten voor passend onderwijs. Daarnaast zit de regievoerder sinds schooljaar 2022-2023 het IB-leernetwerk voor en vertegenwoordigt zij de VCOG in het platform passend onderwijs van het samenwerkingsverband deelverband gemeente Groningen. Dit platform houdt zich bezig met beleidsontwikkeling en concretisering van vraagstukken rond passend onderwijs. Bijkomende belemmering is dat de SBO-scholen in de gemeente Groningen ook in 2022 in toenemende mate werken met volverklaringen, waardoor het vinden van een passend aanbod door plaatsing op een andere school steeds vaker een langdurige zoektocht wordt. Door binnen het platform toe te werken naar meer doorstroom tussen reguliere scholen, voor er wordt gekeken naar het specialistisch onderwijs hoopt de VCOG samen met andere besturen de S(B)O verwijzingen terug te dringen. Dit vraagt een wijkgerichte aanpak. In meerdere wijken in Groningen zien we dat scholen meer en beter samenwerken in een gezamenlijk belang om alle kinderen van de wijk dezelfde kansen te bieden en daar waar kan een passende plek te vinden binnen de wijk.
Ieder schooljaar ontvangen de scholen een budget voor passend onderwijs, waarmee zij groeps- en individuele arrangementen realiseren. Het bestuur monitort de inzet van deze middelen uit het budget van het Samenwerkingsverband. Voorafgaand aan de inzet wordt een plan van de school gevraagd. Eens per jaar wordt dit plan besproken tijdens een onderwijskwaliteitsdialoog.
Voor de complexe individuele arrangementen heeft VCOG bestuurlijk een budget gereserveerd. Scholen dienen een aanvraag in en vier keer per jaar bekijkt de commissie arrangeren of het arrangement toegekend wordt en voor welke duur. Deze arrangementen zijn voor leerlingen met zeer grote gedragsproblematiek, die moeilijk plaatsbaar zijn in het S(B)O, voor leerlingen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking en voor chronisch zieke leerlingen.
VCOG heeft haar eigen expertisecentrum. De bemensing van het expertisecentrum is gedurende heel 2022 een probleem geweest. Begin 2023 start het EC na lange tijd weer met een volledige bezetting, zodat er naast de schoolbegeleiding tijd overblijft om het centrum verder te ontwikkelen en meer inzet te plegen op kwetsbare doelgroepen binnen de VCOG. Er is meer ruimte voor de begeleiding van leerlingen op scholen met een forse achterstandsscore, voor nieuwkomers en voor leerlingen die hoogbegaafd zijn met bijkomende problematiek zoals bijvoorbeeld een schooltrauma.
Iedere VCOG-school heeft haar eigen schoolbegeleider (orthopedagoog). Drie tot vier keer per jaar voert deze begeleider een zorggesprek met de ib-ers en andere direct betrokkenen binnen de school. Het doel is een plan van aanpak per leerling en de bespreking van algemene onderwerpen rond Passend Onderwijs. Dat laatste gaat vaak over handelingsverlegenheid van leerkrachten op gedragsterrein. De insteek is vooral het proactief handelen en interveniëren. De orthopedagogen voeren daarnaast observaties uit en doen onderzoek. Het meest passende aanbod en de daarbij passende plek wordt altijd in samenwerking met ouders, de school en als het nodig is jeugdhulp besproken.

Er is een nieuw strategisch plan gepresenteerd in 2022, waarin voor HR een paar duidelijke doelen staan beschreven. Een belangrijk doel waar HR zich in 2022 mee bezig heeft gehouden en wat linkt aan andere doelen is het vinden, binden en behouden van personeel. Een ander, VCOG-breed doel is talentontwikkeling; voor HR betekent dat op termijn een koppeling aan nieuwe en al bestaande HR-instrumenten. Een doel is ook dat we een lerende organisatie in brede zin willen zijn.

Een onderdeel dat verder niet uitgewerkt staat in dit jaarverslag maar waar wel over nagedacht wordt binnen de VCOG is het ‘anders organiseren” van het onderwijs. Hoe kunnen we ons onderwijs zo organiseren dat we minder afhankelijk worden van voldoende gekwalificeerd personeel? Hier hebben we over gebrainstormd en dat heeft geleid tot oplossingsrichtingen, zoals de grootte van de groepen zonder oog te verliezen voor de onderwijskwaliteit. Ook is er nagedacht over creatieve schooldagen. Bovendien kan het intensiever samenwerken met besturen een oplossingsrichting zijn waardoor we het potentieel van het personeel dat beschikbaar is, beter benutten. Hier wordt nog volop onderzoek naar gedaan en de gesprekken hierover vinden verder in 2023 plaats.

In 2022 is de druk op het vinden en behouden van leerkrachten onverminderd hoog. Er is geïnvesteerd in extra leerkrachten en onderwijsondersteunend personeel per school. Dit was mogelijk door de NPO-middelen. Door de toename van het verzuim heeft deze extra menskracht deels effect gehad.
De effecten van corona waren ook in 2022 nog voelbaar en dat heeft ertoe geleid dat een grotere uitval van met name leerkrachten een hoge druk heeft gelegd op de rest van het personeel.
Op het gebied van Vinden, binden en behouden zijn de volgende activiteiten in 2022 uitgevoerd:

De VCOG heeft in 2022 veel geïnvesteerd in het vinden van personeel. Zo is in het voorjaar een PR- en communicatieadviseur aangetrokken die direct aan de slag is gegaan met wervende onlineadvertenties en het verbeteren van de website. Er is ook een Portefeuillegroep Communicatie opgericht, waarbinnen veel aandacht wordt besteed aan het verbeteren van de zichtbaarheid van de scholen en de VCOG in het kader van werving van personeel. Daarnaast is er een HR-adviseur aangetrokken om zich bezig te houden met dit onderwerp. We namen ook actief deel aan beurzen en voorlichtingen aan studenten. Daarnaast werd vanuit het HR-netwerk gesproken over de problematiek en gestreefd naar samenwerking met besturen in de omgeving.
Bij het vinden is verder ingezet op de instroom van nieuwe leerkrachten binnen het PO. Dus alle routes die leiden tot het worden van leerkracht. Te denken valt aan zij-instroom (vergroten van de doelgroep die naar de Pabo gaat) en het aanboren van stille reserves (medewerkers met bevoegdheid die niet in het onderwijs werken).

Voorgaande jaren hebben we vijf leerkrachten via zij-instroom opgeleid, waarvan drie opleidingen succesvol zijn afgerond. Eén traject is gestopt en één leerkracht is halverwege het traject. Daarnaast investeren we in de verkorte route naar leerkracht (verkorte Pabo en versneld voor de klas). Inmiddels zijn daar meerdere leerkrachten uit voort gekomen. Verder investeren we veel in LIO-ers, ook door een speciaal intern begeleidingsprogramma via leren en ontwikkelen. Daarnaast investeren we in stille reserves door leerkrachten kansen te bieden binnen onze stichting. Vaak maken deze medewerkers een begin als onderwijsassistent en stromen ze vervolgens door naar een leerkrachtfunctie.

Naast de werving- en imagoverbetering binnen de stichting wordt op dit gebied ook veel gedaan aan samenwerking met andere besturen en Pabo’s binnen het project RAP. Hierin werken besturen samen aan campagnes om leerkrachten te trekken, bijvoorbeeld met leuke filmpjes, actieve benadering van middelbare scholen en een spreekbeurt-box voor kinderen op de basisschool. Ook wordt ingezet op het aantrekkelijker maken van het beroep van leerkracht en zoeken we samen met de Pabo’s naar manieren om de opleiding aantrekkelijker te maken. Dit komt allemaal samen op de site van SchoolpleinNoord.

‘Vinden’ is ook het vinden van nog niet aangeboord potentieel. In 2022 hebben meerdere medewerkers extra gewerkt of hun ouderschapsverlof tijdelijk stil laten zetten, zodat er zoveel mogelijk groepen bemenst konden blijven. Daarnaast gaven vaste medewerkers regelmatig aan dat ze wel tijdelijk meer wilden werken om de acute vervangingsproblematiek op te lossen. Door de werkdrukmiddelen werkten meer onderwijsassistenten, die ook ingezet werden om personele problemen op te lossen. De pedagogisch medewerkers vanuit de kinderopvang sprongen ook regelmatig bij in het onderwijs. Het netwerk van onze eigen medewerkers is belangrijk bij het werven van nieuwe mensen. Dit onderdeel wordt ook opgepakt vanuit de samenwerking met andere besturen en wordt geïnitieerd vanuit de RAP.  

Een aantal activiteiten wordt vanuit HR uitgevoerd in het kader van binden en behouden. Binden is daarbij ook vaak: ‘boeien’, wat we doen door onze medewerkers via hun interesses te bereiken. Zo organiseren we een bijeenkomst nieuw personeel aan het begin van het nieuwe schooljaar en een voorlichtingsbijeenkomst voor LIO-ers. Wegens corona konden de gezamenlijke studiedag en kerstmarkt in 2022 helaas niet doorgaan.

Er is in 2022 veel geïnvesteerd in het coachen van LIO-ers en startende leerkrachten. Ook bestaat er een poule van coaches voor leerkrachten die al langer voor VCOG werken. Daarnaast konden medewerkers gebruik maken van vrijwillige interne mobiliteit naar een andere school. In deze tijden van krapte is daarbij ook rekening gehouden met individuele wensen van personeel.

De periode waarin het arbeidsaanbod het grootst is, blijft de formatieperiode in het voorjaar. Die begint met een meerjarenbegroting en daaraan gekoppeld een bestuursformatieplan wat vooruitkijkt naar de inzet van personeel voor de komende jaren. De extra middelen (NPO) helpen bij een flexibele schil van personeel, die noodzakelijk is wegens fluctuerende leerlingenaantallen. Zo kunnen we de inzet van personeel de komende jaren blijven garanderen en houden we ook rekening met de instroom van personeel in de WW. Hieronder volgt een overzicht van het formatieproces zoals dat in 2022 is uitgevoerd.

Voorafgaand aan de formatie kijken we hoe we aan het begin van het nieuwe schooljaar zoveel mogelijk mensen kunnen behouden. Dit doen we door mensen aan een school te verbinden en ook door te luisteren naar de behoefte en de wensen.

We zijn als VCOG al vroeg begonnen met formeren zodat tijdelijke medewerkers al ver voor de zomervakantie wisten of en waar ze bij ons konden werken. Dit zorgde ervoor dat we veel tijdelijke medewerkers en oud LIO-ers konden behouden. Na de inventarisatie van alle wensen hebben we een carrousel georganiseerd waarbij we vraag en aanbod van personeel samen hebben gebracht. Door middel van speeddates konden vaste medewerkers met een mobiliteitswens, tijdelijke medewerkers, zij-instromers, LIO-ers en mensen die mogelijk bij ons willen werken kennismaken met de verschillende scholen en de vacatures voor het nieuwe schooljaar. Door het matchen van de medewerkers en scholen werd zoveel mogelijk rekening gehouden met individuele wensen van personeel.

Daarnaast besteedden we aandacht aan de ontwikkeling van medewerkers, promotiekansen voor medewerkers, en werkdrukvermindering.  Ook zijn professionalisering en duurzame inzetbaarheid belangrijke thema’s om medewerkers te behouden, waarover meer verderop.  

Leren en ontwikkelen

Professionalisering in brede zin moet meer bijdragen aan verbetering van het onderwijs, een betere opbrengst en een stimulerend leerklimaat op scholen. Door de krapte op de arbeidsmarkt staan zulke kwalitatieve onderwijskundige ontwikkelingen onder druk. De VCOG zet sinds twee jaar actief in op het geven van begeleiding en ruimte aan LIO-ers, starters en carrièreswitchers om zich te ontwikkelen als leerkracht. Voor die begeleiding zijn twee vaste coaches beschikbaar. Naast Leren en ontwikkelen werkt HR verder aan het opzetten van loopbaanpaden, waarbij start-, basis- en bekwame leerkrachten kunnen doorgroeien. Hieraan is een volgsysteem gekoppeld, zodat het geheel integraal wordt opgepakt.

In de cao van het primair onderwijs art 9.3 is een bedrag van €500 naar rato opgenomen voor de individuele professionele ontwikkeling van medewerkers; ook kunnen daaraan 2 uren per werkweek (naar rato) worden gekoppeld. Medewerkers kunnen hierover afspraken maken met hun leidinggevende; per school is hiervoor een scholingsbudget gereserveerd. Veel medewerkers besteedden dit bedrag in 2022 aan scholing in het vakgebied, waarbij enkelen een masteropleiding volgden.
Er wordt jaarlijks geïnvesteerd in het opleiden van schoolleiders, waarvoor bovenschools plekken beschikbaar worden gesteld. Dit heeft al geleid tot het doorgroeien van meerdere potentials naar leidinggevende functies in de afgelopen twee jaar. Daarmee wordt het personeelstekort onder directeuren deels ondervangen.

In het voorjaar van 2020 is een nieuw functiebouwwerk goedgekeurd door MT, bestuur en GMR. Bij het ontwikkelen van een evenwichtig functiebouwwerk heeft een extern adviseur ons ondersteund, om recht te doen aan de werkzaamheden van alle medewerkers. De voorbeeldfuncties van de PO-raad zijn hierbij als uitgangspunt genomen. Er is binnen de functiegroepen ruimte gelaten voor meerdere niveaus zodat medewerkers binnen alle geledingen mogelijkheden hebben zich te ontwikkelen en door te groeien.
In 2020 en 2021 heeft de implementatie en uitvoer verder vorm gekregen. Zo is er extra tijd besteed aan het afspreken van een ontwikkeltraject voor OOP-functies op de scholen en is lang stilgestaan bij het inschalen van de directieschalen. In 2022 zijn alle bestaande functies beschreven en is de notitie uit 2020 aangepast met alle toevoegingen van de jaren daarna. Vanaf nu worden er alleen nog functies toegevoegd op het moment dat daar behoefte aan is.

In 2022 is een plan gemaakt om per 1 januari 2023 over te gaan op het personeelsinformatiesysteem Visma. Het systeem Raet waar we jaren mee hebben gewerkt is verouderd en is door de leverancier vervangen door Visma. Door deze verandering is ook besloten om onze salarissen via een administratiekantoor te laten verlonen. De begeleiding van de overgang is door dit kantoor begeleid; door deze samenwerking zijn we als stichting minder kwetsbaar en kunnen we gebruik maken van de kennis die aanwezig is bij onze partner. Daarnaast zal verder gewerkt worden aan het professionaliseren van werkprocessen en daar zal aandacht voor zijn binnen de stichting. Door de wisseling in personeel – met name op directeursniveau – merken we bij HR dat er meer behoefte is aan het vastleggen en delen van processen. Via onze bibliotheek (intranet) zijn we daarmee begonnen. 

De onderstaande tabel geeft een overzicht van het verzuim over de afgelopen drie jaren. Het gehele jaar 2022 staat in het teken van de gevolgen van corona. Dit zien we terug in het hoge verzuim in 2022. Het totale verzuim is in 2022 enorm gestegen t.o.v. de twee jaar daarvoor. Verklaarden in 2021 lockdowns en uitval het verzuim nog, nu zijn de de redenen diverser. Zo zijn er heviger griepgolven die langer duren, en er speelt meer psychische problematiek. Dit laatste komt deels door werkdruk (door het personeelstekort), maar vaak ook door problematische situaties thuis. Daarnaast zien we ook dat er medewerkers zijn die moeilijk konden reïntegreren vanwege corona of vaker getroffen werden door het virus, waardoor ze weer van voren af aan konden beginnen met de reïntegratie. Inmiddels zien we ook een paar long covid-gevallen binnen de VCOG met alle gevolgen van dien. Dit jaar hebben we dan ook meer WIA-aanvragen gedaan bij het UWV dan in andere jaren.

In de cao staat een regeling Duurzame inzetbaarheid opgenomen, die ervoor is bedoeld om de duurzame inzetbaarheid van personeel te vergroten. Hiervoor ontvangen medewerkers jaarlijks een basisbudget van 40 uur naar rato. Startende leraren krijgen daarbovenop een extra budget van 40 uur naar rato. Vanaf 57 jaar krijgen medewerkers naast de standaard 40 uur een bijzonder budget van 130 uur per jaar naar rato. Hiervoor heeft de VCOG geen extra voorziening opgenomen. Naast deze maatregelen wordt er ook op maat aandacht besteed aan duurzame inzetbaarheid en is dit ook een onderwerp wat past bij het binden en behouden van medewerkers. Zij kunnen het bijvoorbeeld inzetten voor scholingswensen, een reiswens, afbouwen met werken enz. Daar is aandacht voor en wordt op maat naar gekeken.

VCOG brengt in kaart hoe het met de sociale veiligheid is gesteld binnen de scholen door middel van een quickscan onder personeel, passend bij de RIE (Risico Inventarisatie en Evaluatie). Dit gebeurt middels de tool Arbomeester. In 2022 en 2023 is/wordt een nieuwe RIE uitgevoerd door de scholen en worden er nieuwe resultaten verwacht. Uit de bestaande resultaten uit 2018 blijkt dat 80% van de medewerkers geen agressie van ouders en leerlingen ervaart. Verder blijkt dat de onderlinge verhoudingen tussen collega’s als goed tot zeer goed wordt ervaren. Ook heeft VCOG al meerdere jaren een externe vertrouwenspersoon voor personeel.
Twee medewerkers van de HR afdeling hebben in 2022 een training gevolgd voor preventiemedewerker om op de hoogte te zijn van de nieuwste wet- en regelgeving op dit gebied. Zij zullen op basis van deze actuele kennis aangescherpt beleid opstellen op het gebied van ongewenste omgangsvormen voor personeel.

In 2018 heeft VCOG een nieuw strategisch huisvestingsplan opgesteld. Hierbij is in kaart gebracht wat de wensen, risico’s en kansen zijn met betrekking tot onderwijshuisvesting in de stad Groningen. In 2019 is door de gemeente Groningen een Integraal Huisvestingsplan (IHP) vastgesteld. Behalve een duidelijke visie op onderwijshuisvesting voor de stad Groningen is ook de planning voor de eerste vier jaren van renovatie en nieuwbouw voor de schoolbesturen bekend gemaakt.
De algemene strategie op gebied van onderwijshuisvesting is het optimaal gebruiken van de beschikbare huisvesting, anticiperen op ontwikkelingen in de wijk en aangehaakt zijn bij besluitvorming over de ontwikkelingen in de gemeentelijke ruimtelijke ordening. Voor het optimaal gebruiken van de beschikbare huisvesting heeft VCOG een externe partij die daarbij adviseert en het onderhoud organiseert. Ook neemt men deel aan een gezamenlijk overleg van de gemeente Groningen met onderwijsbesturen inzake onderwijshuisvesting. Hierin wordt de besluitvorming over nieuwe huisvesting en uitbreiding van huisvesting, of tijdelijke huisvesting, voorbereid.
Momenteel wordt door de gemeente, in overleg met de schoolbesturen, gewerkt aan een nieuw IHP.
Het huidig IHP loopt af in 2023 en vanaf 2024 is er een nieuw uitvoeringsplan nodig. Om hiertoe te komen wordt het IHP iedere vier jaar herijkt. Het plan van aanpak hiervoor is in 2022 opgesteld en heeft als einddoel om na de zomer in 2023 het geactualiseerde IHP door de raad vast te laten stellen. De actualisatie van de visie op onderwijs is de eerste stap in dit proces. Deze uitwerking betreft een vertaling van het inhoudelijk onderwijsbeleid naar bouwstenen voor huisvesting. Met andere woorden: wat zijn de te bereiken doelen t.a.v. kansengelijkheid, onderwijssegregatie, inclusief onderwijs, bewegingsonderwijs, etc. en wat betekent dit voor huisvesting in omvang, functionaliteit en spreiding. Deze visie richt zich niet op bouwkundige of duurzaamheidsaspecten. Die krijgen uiteraard ook een plek in het IHP, maar in een volgende stap in het proces. Deze duurzaamheidsambities komen voort uit de routekaart die de komende tijd door gemeente en schoolbesturen zal worden verkend.

Er is per schoolgebouw een meerjaren onderhoudsplan dat tweejaarlijks wordt geactualiseerd. Het geplande onderhoud wordt veelal in de eerste helft van het jaar uitgevoerd. De organisatie hiervan is uitbesteed. Om de schoolgebouwen zo netjes en veilig mogelijk te houden wordt dit MJOP nauwgezet uitgevoerd. Er is een onderhoudsvoorziening getroffen om te kunnen sparen voor toekomstig cyclisch onderhoud om daarmee de onderhoudslasten minder te laten fluctueren.
In november 2017 hebben (bijna) alle schoolbesturen op de Klimaattop Noord Nederland een intentieverklaring getekend om zich in te zetten voor het energieneutraal maken van alle scholen in de gemeente Groningen. Zo ook VCOG. Na enige vertraging is binnen de WHO (werkgroep huisvesting onderwijs) een programmagroep gevormd. Dit heeft niet geleid tot concrete maatregelen of (collectieve) analyse van te nemen maatregelen. Daarom heeft het BBO (breed besturen overleg) op 23 november 2020 de projectaanpak inventarisatie Energie neutrale scholen – vastgesteld. In een projectstructuur, met een externe projectleider van HEVO en een opdrachtgeversteam onder aansturing van een stuurgroep, is het afgelopen jaar gewerkt aan de analyse. De huidige energiecrisis met een zeer volatiele en extreem hoge gasprijs maakt de urgentie om te verduurzamen goed zichtbaar. In afwachting van een grootschalige ingreep kan het voor bepaalde gebouwen interessant en mogelijk verplicht zijn (EML) om bepaalde kleinschalige verduurzamingsingrepen uit te voeren. De wettelijk verplichte EML-maatregelen zijn in de analyse van HEVO geïnventariseerd en kunnen, waar nog niet gerealiseerd, door elk schoolbestuur worden uitgevoerd vanaf 2023.
Naast de EML-maatregelen zijn de opties voor zichzelf terugverdienende korte termijn verduurzamingsingrepen beperkt. Enkel het plaatsen van PV-panelen (als EML-maatregel), voor zover mogelijk en nog niet gedaan, is een ingreep die zichzelf binnen afzienbare termijn terugverdiend. Andere ingrepen zoals het plaatsen van HR+++ glas, het extra isoleren van dak/gevel, etc. vragen om aanzienlijke investeringen terwijl de besparing in het verbruik van elektriciteit/gas beperkt is.

In 2021 is gestart met de planvorming van de projecten in het IHP van de gemeente Groningen. Zie hiervoor de volgende planning:

Een van de prioriteiten in ons strategisch beleidsplan (2022-2025) is het verbeteren van de informatievoorziening binnen de VCOG. Uit gesprekken met directies kwam vaak naar voren dat de interne communicatie tussen het bestuursbureau en scholen/kindcentra voor verbetering vatbaar was. Dit kwam voornamelijk doordat er regelmatig niet (tijdig) of ad-hoc wordt gecommuniceerd. Daardoor kregen directies, collega’s op de kindcentra, maar ook stafmedewerkers onvoldoende mee van wat er speelt binnen de organisatie. Door informatie, over onderwerpen die niet in de brand staan, één keer per week te verspreiden (door middel van een weekbericht), voorkomen we enerzijds dat collega’s overladen worden met berichten en zorgen we er anderzijds voor dat ze belangrijke informatie overzichtelijk aangeboden krijgen. Daarnaast is het Digiplein opnieuw ingericht om nieuwberichten met alle VCOG-collega’s te delen. Dit nieuws is onderverdeeld in ‘VCOG-nieuws’ en ‘Nieuws vanuit locaties’. 

De fysieke zichtbaarheid van een aantal locaties is voor verbetering vatbaar. Directies hebben tijdens de MT-inspiratiesessie van juni 2022 aangegeven dat dit prioriteit heeft. Concreet is de wens geuit om te investeren in borden, stickers en bewegwijzering rondom een aantal locaties. Op deze manier laten we ouders van potentiële kinderen en potentiële medewerkers weten waar onze locaties zich bevinden. We passen maatwerk toe per locatie en hebben de zichtbaarheid van een aantal locaties inmiddels fors vergroot. 

De afgelopen periode hebben we marktaandeel verloren. Er is tussen 2017-2021 geprobeerd om de profilering te verbeteren. We hebben daarvan geleerd dat een aanpak nodig is op VCOG-niveau en op het niveau van afzonderlijke locaties. Dit plan is uitgewerkt en wordt gefaseerd ingevoerd. In het eerste kwartaal van 2023 zijn we met individuele kindcentra in gesprek gegaan over wat we voor individuele locaties kunnen betekenen (sociale media, gebruik school/IKC websites, advertenties, Google en andere kanalen). 

Om de continuïteit van de stichting te waarborgen geldt als uitgangspunt een sluitende exploitatie per organisatieonderdeel. Daarnaast is van belang dat het eigen vermogen van de stichting op het gewenste niveau wordt gehouden. De rijksbijdrage en overige inkomsten dienen toereikend te zijn om een school te kunnen exploiteren. Daarbij is een schooldirecteur integraal verantwoordelijk voor alle budgetonderdelen. Voor elke school wordt een jaarbegroting opgesteld waarbij de verwachte baten en lasten zijn weergegeven. De rijksbijdrage wordt per brinnummer in componenten ontvangen, zoals de personele bekostiging, de NPO-gelden en onderwijsachterstandsmiddelen. Al deze bijdragen worden rechtstreeks toebedeeld aan de school. Elke school draagt, middels een vast percentage, een deel af ter dekking van de lasten van het bestuursbureau en de projectuitgaven voor gezamenlijke kwaliteitsontwikkeling.
De begroting van het volgende jaar wordt opgesteld in de tweede helft van het lopende jaar. Allereerst wordt een kaderbrief geschreven met algemene en specifieke uitgangspunten voor het nieuwe begrotingsjaar. Vervolgens worden gesprekken gevoerd met budgethouders en staf om te komen tot een begroting die realistisch is en welke past binnen de gestelde kaders. Voor de verwachte besteding van enkele geoormerkte middelen, waarbij achteraf mogelijk een verantwoordingsrapportage wordt verwacht, wordt met behulp van een ontwikkeld format een deelbegroting opgevraagd. Het monitoren van de realisatie gedurende het jaar gebeurt op basis van periodiek overleg tussen schooldirecteuren en staf en met volledige en juiste informatievoorziening.
Bij het opstellen van de begroting van het komende jaar wordt ook voor de jaren daarna een zo nauwkeurig mogelijke inschatting gemaakt van de begrotingsontwikkelingen. Daarmee wordt in één applicatie zowel de begroting als de meerjarenbegroting gegenereerd. Hoewel de begroting formeel in december wordt vastgesteld wordt

De meest opmerkelijke ontwikkelingen in de exploitatie van 2022 waren:
 

• De bijdrage van het ministerie van OCW was in totaal € 3,5 mln. hoger dan begroot. Dit komt door een aanzienlijke indexering van de rijksbijdrage als gevolg van de cao-aanpassingen in 2022. Ook waren de NPO-gelden begroot tot en met juli 2022 en werd in 2022 bekend gemaakt dat deze zijn verlengd tot augustus 2023.
   
• Met de instroom van Oekraïense kinderen is in 2022 aanzienlijk meer bijzondere bekostiging voor vreemdelingenkinderen ontvangen. In totaal waren de overige OCW-vergoedingen € 0,6 mln. hoger dan was begroot.
   
• Het totaal van subsidies en overige inkomsten in 2022 was € 0,7 mln. hoger dan begroot. Dit betreft onder andere 189K meer ontvangen subsidies van de Gemeente Groningen en 133K meer inkomsten uit detachering. Verder wordt vanaf 2022 de ouderbijdragen gepresenteerd in de exploitatie van VCOG en betrof dat in 2022 een bedrag van 225K.
   
• De personeelslasten waren € 3,1 mln. hoger dan begroot. Dit komt met name door de cao-aanpassingen in 2022. Dit betreft het dichten van de loonkloof tussen primair en voortgezet onderwijs en verder een loonstijging van 4,75%. Ook was er sprake van een niet begrote uitbreiding van het aantal staffunctionarissen op het bestuursbureau, waarmee de omvang van overheaduitgaven steeg naar een niveau van 10,3% van de rijksbijdrage tegenover 9% begroot.
   
• De huisvestingslasten waren € 0,5 mln. hoger dan begroot door aanpassingen in het meerjaren onderhoudsplan. Er zijn in het najaar nieuwe onderhoudsactiviteiten ingepland voor 2023 waarvoor in 2022 een aanvullende dotatie aan de voorziening cyclisch onderhoud nodig was.
   
• De overige lasten zijn € 0,7 mln. hoger dan begroot. Er is 261K meer dan begroot uitgegeven aan schoolinventaris en lesmiddelen. Verder is 270K meer uitgaven voor onderwijskwaliteit, zoals muziekonderwijs en leerlingbegeleiding. Verder worden vanaf 2022 de uitgaven door ouderraden gepresenteerd in de exploitatie van VCOG en betrof dat in 2022 een bedrag van 114K.

Ter voorbereiding op de inzet van de NPO-gelden heeft elke school vooraf een schoolscan gemaakt. Daarna zijn per school passende bestedingen bedacht en na instemming van de medezeggenschapsraad van de school vastgesteld. De NPO-gelden zijn in 2022 als volgt ingezet:

Voor twee VCOG-scholen is bijzondere bekostiging ontvangen ten behoeve van de opvang van kinderen van asielzoekers en overige vreemdelingen. Deze worden opgenomen in een schakelklas nieuwkomers. Zij ontvangen allereerst maatwerk onderwijs dat is gericht op integratie en taalontwikkeling.
De bekostiging voor professionalisering en begeleiding starters is in de begroting geheel opgenomen als opleidingsbudget. Dit wordt aangewend voor individuele training, teamdagen en coaching. 

VCOG ondervindt weinig risico ten aanzien van het borgen van voldoende liquiditeit. De aanwezige liquiditeit is verspreid gestald bij meerdere banken, het voornaamste deel bij de huisbankier Rabobank. Men maakt geen gebruik gemaakt van beleggingen, derivaten en leningen en heeft alleen spaarrekeningen en een rekening courant in gebruik. Voor bijzondere uitgaven kan een beroep worden gedaan op het steunfonds Stichting Zonnelaan. 

De organisatie van de interne risicobeheersing is bij VCOG zo ingericht dat dit is ingebed in de reguliere werkzaamheden. Voorname uitingen van interne risicobeheersing zijn: 

Raad van Toezicht en College van Bestuur
VCOG heeft een Raad van Toezicht en een College van Bestuur. In de statuten en het managementstatuut is de scheiding tussen bestuur en intern toezicht vormgegeven. VCOG houdt zich aan de code Goed Bestuur in het Primair Onderwijs.

Periodieke managementrapportage
Elk kwartaal wordt het College van Bestuur voorzien van een integrale managementrapportage waardoor de bestuurder inzicht heeft in de ontwikkelingen en hier adequaat op kan sturen. Deze rapportage wordt besproken met diverse geledingen, zoals het MT en de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad. Ook de Raad van Toezicht kan met behulp van deze rapportage haar toezichthoudende rol vervullen.  

Aanbevelingen externe accountant
De externe accountant rapporteert jaarlijks aan het College van Bestuur inzake risico’s met een divers niveau van geschatte impact. Deze managementletter wordt uitgebreid besproken en aan de hand daarvan worden verbeterafspraken geformuleerd.